Pa wybodaeth ydym yn ei chasglu? 

Fel rhan o broses recriwtio gwirfoddolwyr, rydym yn prosesu gwybodaeth amdanoch chi sydd yn cynnwys eich enw, cyfeiriad, dyddiad geni, cyfeiriad e-bost, rhif ffôn, manylion eich cymwysterau, sgiliau, profiadau a hanes cyflogaeth, ac a oes gennych anabledd neu beidio gan fyddai’r sefydliad angen gwneud addasiadau rhesymol yn ystod y broses recriwtio gwirfoddolwyr.

Efallai byddwn yn casglu’r wybodaeth mewn gwahanol ffyrdd, er enghraifft, ffurflenni cais, CV, dogfennau adnabod neu ddata a gasglwyd drwy gyfweliad neu hyfforddiant.  

Hefyd byddem yn casglu data personol amdanoch chi gan drydydd parti, megis geirdaon a gwybodaeth o wiriadau cofnodion troseddol os yw’n berthnasol i’r swydd. Byddwn yn ceisio gwybodaeth gan drydydd parti yn unig ar ôl cyfweliad llwyddiannus a byddwn yn eich hysbysu ein bod yn gwneud hynny. Byddwn ond yn ceisio geirdaon pan fyddwch yn rhoi caniatâd i wneud. 

Pam yr ydym yn casglu’r wybodaeth hon?

Mae gan y sefydliad buddiant dilys i brosesu data personol yn ystod y broses recriwtio ac ar gyfer cadw cofnodion o’r broses. Mae prosesu data gan ymgeiswyr sy’n wirfoddolwyr yn caniatau’r sefydliad reoli’r broses recriwtio, ac asesu a chadarnhau addasrwydd i wirfoddoli.  Mae rheidrwydd gan y gwasanaeth mentora gwirfoddolwyr geisio gwybodaeth am euogfarnau troseddol a throseddau. Rydym yn gwneud hyn gan ei fod yn angenrheidiol i ni gyflawni ein goblygiadau diogelu a gweithredu hawliau penodol mewn perthynas â’ch rôl gwirfoddoli.  Mae’r broses hwn yn angenrheidiol i Gyngor Sir y Fflint ei gyflawni i gymryd y camau penodol cyn derbyn eich cynnig i wirfoddoli.

Pwy sydd â mynediad at eich gwybodaeth? 

Efallai bydd eich gwybodaeth yn cael ei rannu’n fewnol ar gyfer pwrpas yr ymarfer recriwtio. Mae hyn yn cynnwys aelodau o’r gwasanaethau plant a staff AD a TG, os oes angen mynediad at y data ar gyfer perfformiad i’w rôl.  Yn allanol, rydym yn rhannu eich gwybodaeth gyda darparwr gwirio Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd i gael y gwiriadau cofnodion troseddol angenrheidiol sydd yn berthnasol i’r rôl, a chydag unrhyw asiantaethau trydydd parti mewn perthynas ag unrhyw bryderon diogelu. 

Sut ydym yn storio’r wybodaeth hon ac yn diogelu eich data

The information we collect will be stored in email and IT systems and paper records.  Restricted access to folders, password protection, and server security protects data kept in digital format; paper records are secured in locked filing cabinets in locked buildings to which access is limited to FCC employees. 

Pa mor hir ydym yn cadw eich data? 

Os bydd eich cais yn aflwyddiannus neu eich bod yn penderfynu peidio â pharhau, bydd y sefydliad yn cadw eich data ar ffeil am chwe mis ar ôl dyddiad y cyfweliad neu dynnu eich enw o’r gwasanaeth.  Ar ddiwedd y cyfnod hwn neu os ydych yn tynnu eich caniatâd yn ôl i’r sefydliad gadw eich data yn ystod y cyfnod hwn, bydd eich data yn cael ei ddileu neu ei ddinistrio.  Ar ôl i chi ddechrau eich gwirfoddoli, bydd cyfnodau y cedwir eich data yn cael ei ddarparu i chi mewn hysbysiad preifatrwydd newydd. 

Gyda phwy rydym yn rhannu eich gwybodaeth? 

Rydym yn defnyddio ystod o sefydliadau i’n helpu i gyflawni ein gwasanaethau, lle mae gennym y trefniadau hyn mae cytundeb bob amser mewn lle i sicrhau bod y sefydliadau hynny yn cydymffurfio â chyfraith diogelu data.

Weithiau mae gennym ddyletswydd gyfreithiol i rannu data personol gyda sefydliadau eraill.

Yn aml iawn mae hyn yn unol â chais y llysoedd pan:

• Fyddwn yn cymryd plentyn i mewn i ofal.
• Rydym wedi ein gorchymyn gan y llysoedd i ddarparu gwybodaeth.
• Mae rhywun wedi mynd i ofal dan gyfraith iechyd meddwl.

Efallai byddwn angen rhannu eich gwybodaeth bersonol pan rydym o’r farn bod rheswm da i wneud hynny, sy’n bwysicach na diogelu eich preifatrwydd:

• Er mwyn canfod ac atal trosedd
• Os oes risgiau difrifol i aelodau o’r cyhoedd, ein staff neu weithwyr proffesiynol eraill
• I ddiogelu plentyn neu oedolyn rydym yn credu sydd mewn perygl.

Ar gyfer yr holl resymau uchod, mae’n rhaid i’r risgiau fod yn ddifrifol cyn y gallwn ddiystyru eich hawl i breifatrwydd.

Trosglwyddo data y tu allan i Ardal Economaidd Ewropeaidd (EEA)

Bydd y Cyngor ond yn trosglwyddo data personol y tu allan i’r EEA yn unol â Phennod 5 Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol. Efallai bydd trosglwyddiadau yn cael eu gwneud pan mae’r Comisiwn wedi penderfynu ar y trydydd parti (gwlad y tu allan i’r EEA), tiriogaeth neu un neu fwy o sectorau penodol yn y drydedd gwlad, neu sefydliad rhyngwladol yn sicrhau a gellir dangos bod hawliau unigol yn cael eu diogelu gan gamau diogelu digonol.

Byddwn efallai yn cadw eich data personol gan ddefnyddio darparwyr cwmwl o’r Undeb Ewropeaidd, ond dim ond pan fo trefniad prosesu data mewn lle sy’n cydymffurfio â rhwymedigaethau sy’n gyfwerth â rhai’r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol.  

Mae gennym Swyddog Diogelu Data sydd yn sicrhau ein bod yn parchu eich hawliau ac yn cydymffurfio gyda’r gyfraith. Os oes gennych unrhyw bryderon ynghylch sut ydym yn gofalu am eich data personol, cysylltwch â’r Swyddog Diogelu Data  dataprotectionofficer@flintshire.gov.uk 

---

Dylai’r wybodaeth hyn gael ei ddarllen ar y cyd gyda hysbysiad preifatrwydd corfforaethol Cyngor a gyhoeddwyd yn -  

http://www.siryfflint.gov.uk/cy/Resident/Contact-Us/Privacy-Notice.aspx